On-premise mailoplossingen voor bedrijven: een overzicht van alle mogelijkheden

Ondanks de snelle groei van Cloudmail blijven een aantal bedrijven kiezen voor on-premise mailoplossingen. Dit komt doordat on-premise servers volledige controle bieden over data en infrastructuur. Dit is belangrijk voor de beveiliging, compliance en flexibiliteit bij integratie met bestaande systemen. In deze blog bespreken we de belangrijkste mogelijkheden van on-premise mail, vergelijken we deze met cloudoplossingen, behandelen we best practices voor implementatie, en lichten we oplossingen toe.

Voordelen van on-premise mailoplossingen

1. Volledige controle over data en servers

Met een on-premise mailserver beheert u uw e-mail volledig intern. Uw bedrijfsdata blijft in eigen handen, wat risico’s op datalekken aanzienlijk vermindert. U bepaalt zelf de opslaglocatie, toegangsrechten en beveiligingsmaatregelen.

2. Geavanceerde beveiliging en compliance-opties

On-premise mailoplossingen bieden uitgebreide beveiligingsmogelijkheden en helpen u te voldoen aan regelgeving zoals GDPR of sector-specifieke normen. U kunt encryptie-instellingen, interne policies en toegangsbeheer volledig afstemmen op de behoeften van uw organisatie.

3. Integratie met bestaande bedrijfsapplicaties

On-premise servers kunnen naadloos samenwerken met andere systemen, zoals CRM, ERP of interne documentmanagementsystemen. Dit zorgt voor een efficiënte workflow en verhoogt de productiviteit binnen uw organisatie.

4. Mogelijkheden voor interne samenwerking

Veel on-premise oplossingen bieden meer dan alleen e-mail. Functionaliteiten zoals agenda, contactbeheer, chat en videoconferencing zijn geïntegreerd, waardoor teams effectiever kunnen samenwerken zonder externe tools.

Opties voor on-premise mail oplossingen 

Er zijn verschillende opties voor on-premise mailoplossingen, maar het aanbod is veel beperkter dan voor Cloudmail. De meeste bedrijven kiezen uit een paar bekende oplossingen, afhankelijk van hun behoefte aan functionaliteit, schaalbaarheid en beheer. Voorheen was Microsoft Exchange Server (on-premise) traditioneel de marktleider, maar nu de ondersteuning van Exchange 2019 is verlopen, is dit niet meer toekomstbestendig. Er komen geen toekomstige nieuwe on-premise versies van Microsoft Exchange Server. Bedrijven moeten daarom naar andere on-premise alternatieven kijken. 

Hier is een overzicht van de belangrijkste opties:

• IceWarp: modern alternatief dat zowel on-premise als in de Cloud kan draaien. Beveiliging, compliance en samenwerkingstools zijn standaard ingebouwd. Ideaal voor bedrijven die controle over data willen én hybride opties nodig hebben.
• Zimbra Collaboration Suite (ZCS): open-source en commerciële opties beschikbaar. Integreert e-mail, agenda, documenten en samenwerkingstools. Beheer kan technisch uitdagender zijn, vooral voor grote organisaties.
• Kerio Connect (GFI MailServer): gericht op kleine tot middelgrote bedrijven. Makkelijk te beheren, ondersteunt e-mail, agenda en contactbeheer. Minder geavanceerde functies voor samenwerking vergeleken met IceWarp of Exchange.
• Axigen Mail Server: krachtige enterprise-mailserver die zowel on-premise als in hybride scenario's kan draaien. Biedt ondersteuning voor e-mail, agenda, contactpersonen en collaboration features. Bekend om robuuste beveiliging, hoge performance en flexibele beheeropties, geschikt voor middelgrote tot grote organisaties.
• Open-source servers zoals Postfix, Dovecot, iRedMail: volledig controleerbare mailservers, maar vereisen veel technische kennis om veilig en schaalbaar te beheren. Vaak gekozen door IT-teams met specifieke compliance-eisen.
• hMailServer: gratis en open-source Windows-mailserver, eenvoudig te configureren en geschikt voor kleine tot middelgrote organisaties. Ondersteunt SMTP, POP3 en IMAP, maar biedt minder uitgebreide collaboration tools.
• CommuniGate Pro: enterprise-grade mail- en collaborationplatform, geschikt voor serviceproviders en grote bedrijven. Ondersteunt e-mail, VoIP, chat en collaboration in één serveromgeving.

On-premise vs Cloud-mailoplossingen 

Bij de keuze tussen on-premise en Cloud-mailoplossingen is het belangrijk om de sterke en zwakke punten van beide te begrijpen. Cloudmail biedt organisaties de mogelijkheid om vanaf elke locatie toegang te hebben tot e-mail en samenwerkingstools, en zorgt voor eenvoudige schaalbaarheid wanneer het aantal gebruikers groeit. Dit maakt Cloud mail ideaal voor bedrijven die flexibiliteit en snelle implementatie zoeken zonder grote initiële investeringen in infrastructuur.

Voordelen van Cloud-mail:

• Schaalbaarheid: eenvoudig gebruikers toevoegen of functionaliteit uitbreiden.
• Onderhoudsgemak: updates en beveiliging worden door de provider uitgevoerd.
• Lagere initiële kosten: geen investering in servers of datacenters nodig.

Nadelen van Cloud-mail:

• Minder controle over data: e-mail en bedrijfsdata worden beheerd door een externe partij.
• Compliance-uitdagingen: sommige sectoren hebben specifieke regelgeving die moeilijker te waarborgen is in de cloud.
• Afhankelijkheid van internet: performance en beschikbaarheid zijn afhankelijk van een stabiele verbinding.

On-premise mailoplossingen daarentegen bieden volledige controle over de infrastructuur en data, waardoor bedrijven hun beveiligings- en compliance-instellingen volledig kunnen afstemmen op interne regels. Door de server in eigen beheer te hebben, kan de organisatie de performance optimaliseren voor specifieke workloads en de beschikbaarheid garanderen zonder afhankelijk te zijn van externe diensten.

Voordelen van on-premise mail:

• Volledige controle over data: geen externe partijen betrokken bij opslag of beheer.
• Compliance en beveiliging: instellingen en policies kunnen volledig worden aangepast aan de behoeften van de organisatie.
• Optimaliseerbare performance: latency en beschikbaarheid kunnen worden afgestemd op interne eisen.
• Flexibiliteit in maatwerk: servers en functionaliteiten kunnen worden aangepast aan specifieke bedrijfsprocessen.

Nadelen van on-premise mail:

• Hogere initiële investering: aanschaf van hardware en licenties vereist kapitaal.
• Beheer en onderhoud: IT-afdeling is verantwoordelijk voor updates, beveiliging en continuïteit.
• Schaalbaarheid: uitbreiden van capaciteit vergt extra planning en investeringen.

Kortom, de keuze tussen on-premise en cloudmail hangt af van de prioriteiten van uw organisatie. Wilt u maximale controle en maatwerk met optimale beveiliging, dan is on-premise de juiste keuze. 

Hecht u meer waarde aan flexibiliteit, snelle implementatie en lage initiële kosten, dan biedt Cloudmail voordelen. Voor organisaties die beide aspecten willen combineren, kan een hybride oplossing zoals IceWarp uitkomst bieden.

Best practices voor implementatie

Bij de overstap naar een on-premise mailoplossing is het belangrijk om rekening te houden met:

• Keuze van de juiste oplossing: analyseer bedrijfsbehoeften, gebruikersaantallen en beveiligingsvereisten.
• Migratieplanning: voer een stapsgewijze migratie van bestaande e-maildata uit om downtime te minimaliseren.
• Back-upstrategieën: implementeer betrouwbare back-ups en disaster recovery-opties om gegevensverlies te voorkomen.

FAQ 

Wat is het verschil tussen on-premise mail en Cloudmail?
On-premise mail draait op servers die volledig binnen de organisatie worden beheerd, terwijl Cloudmail wordt aangeboden via een externe provider. On-premise biedt maximale controle en maatwerk, terwijl Cloudmail flexibiliteit en eenvoud in beheer biedt.

Welke bedrijven kiezen meestal voor on-premise mail?
Bedrijven met hoge eisen op het gebied van beveiliging, compliance of datalocatie, zoals financiële instellingen, overheidsinstanties en grote corporates, kiezen vaak voor on-premise mailoplossingen.

Zijn on-premise mailservers nog toekomstbestendig?
Hoewel traditionele oplossingen zoals Microsoft Exchange Server 2019 niet meer ondersteund worden, zijn er moderne alternatieven zoals IceWarp, Axigen, Zimbra en CommuniGate Pro die actief worden ontwikkeld en updates ontvangen.

Kan ik on-premise mail combineren met Cloudmail?
Ja, hybride oplossingen bestaan, bijvoorbeeld via IceWarp. Hiermee kunt u sommige gebruikers of diensten in de Cloud draaien en andere lokaal beheren, wat flexibiliteit biedt zonder verlies van controle.

Hoe zit het met beveiliging en compliance bij on-premise mail?
On-premise mail biedt uitgebreide mogelijkheden om encryptie, toegangsbeheer en interne policies aan te passen. Dit maakt het makkelijker te voldoen aan GDPR en andere sector-specifieke regels.

Zijn on-premise mailservers moeilijk te beheren?
Dat hangt af van de gekozen oplossing en de technische kennis binnen de organisatie. Open-source oplossingen zoals Postfix of Dovecot vereisen meer technische expertise, terwijl commerciële oplossingen zoals IceWarp, Axigen of Zimbra gebruiksvriendelijke managementtools bieden.

Welke back-up- en herstelopties zijn beschikbaar?
Bij on-premise mail kunt u back-ups volledig intern beheren. Dit kan via snapshots, replicatie naar secundaire servers of cloud-back-ups. Het is essentieel om een disaster recovery-plan op te stellen om dataverlies te voorkomen.

Welke functionaliteiten zijn beschikbaar bij on-premise mail?
Afhankelijk van de oplossing kunnen functies omvatten: e-mail, agenda, contactbeheer, chat, videoconferencing en samenwerkingstools. Voor geavanceerde collaboration features zijn commerciële oplossingen zoals IceWarp of Axigen aan te raden.