SharePoint 2016

SharePoint 2016 is een platform voor kennis- en documentbeheer ontwikkeld door Microsoft en is uitgekomen op 1 mei 2016. SharePoint 2016 wordt gebruikt voor het verschillende doeleinden, zoals het opzetten van websites of dienen als een online tool voor samenwerking binnen een groep of organisatie. Medewerkers kunnen op elk gewenst moment veilig, productief en efficiënt samenwerken op ieder apparaat. 

Wat is SharePoint?

SharePoint is een tool voor het organiseren, beheren en stroomlijnen van alle kennis, informatie en processen binnenin een organisatie of bedrijf. De tool maakt het mogelijk om gegevens, nieuws of andere informatie aan te maken per afdeling of team doormiddel van interactieve teamsites. Hier kunnen gebruikers deze bestanden bewerken, delen of ordenen, wat zorgt voor structuur op de werkvloer. Het is ook mogelijk om met SharePoint allerlei taken of bedrijfsprocessen te automatiseren, wanneer deze zijn gekoppeld met Power Automate en Power Apps.

SharePoint heeft dankzij zijn libraries of bibliotheken een overzichtelijk interface. Hier kunnen documenten eenvoudig in worden opgeslagen en deze documenten worden verrijkt met metadata. De bibliotheken van SharePoint beschikken over versiebeheer, waardoor ieder digitaal bestand wordt opgeslagen. SharePoint biedt overigens ook mogelijkheden om informatie, agenda’s, taken en enquêtes uit te wisselen.

Hoe gebruik je SharePoint?

SharePoint is oorspronkelijk ontwikkeld als DMS (Document Management System). Het helpt gebruikers met documenten opslaan en voorziet ze van metadata. SharePoint is momenteel zo veel ontwikkeld dat SharePoint een rol heeft gekregen op het intranet. Hierdoor kunnen gebruikers een centrale landingspagina creëren voor het delen van informatie binnen de organisatie. Denk hierbij aan nieuwsberichten, verjaardagen maar zelfs ook protocollen en beleid. Hoewel er ook andere pakketten bestaan voor het intranet, vereisen deze ook vaak nieuwe licenties. SharePoint daarentegen zit in het de Microsoft-licentie en het platform integreert met andere Microsoft-applicaties. Hierdoor kan SharePoint eigenlijk worden gezien als een centrale hub die beschikbaar wordt gesteld voor gebruikers om documenten en informatie te delen. Zo wordt de samenwerking en communicatie binnen de organisatie of bedrijf bevorderd.

Wanneer SharePoint wordt gebruikt voor het creëren van websites, dan kunnen collega’s de belangrijkste informatie zien binnen een oogopslag. Een SharePoint-site is een verzameling van content gebaseerd op een gekozen groep mensen, zoals een specifieke werkgroep of afdeling. De pagina kan geheel worden opgemaakt volgens de huisstijl van het bedrijf en de gebruiker heeft de vrijheid om zelf informatie te delen. Enkele voorbeelden zijn: Video’s, documenten, kalender met belangrijke data of nieuwsberichten.

Features SharePoint 2016

Microsoft brengt na een aantal jaar vaak een vernieuwde versie uit van hun producten. De nieuwere versie komen met een aantal nieuwe functies die er voorheen nog niet waren. Zo heeft SharePoint ook een paar belangrijke functie vergeleken met zijn voorganger. Deze worden hieronder benoemd en toegelicht.

Media Preview

Het is in SharePoint 2016 mogelijk om voorbeelden van video’s en afbeeldingen te kijken wanneer de gebruiker met zijn muis er overheen beweegt. Hierdoor kan de gebruiker gemakkelijk snel kijken wat het bestand inhoudt en hierdoor hoeft de gebruiker dus niet meer op het bestand zelf te klikken om de inhoud te bekijken.

Grote bestanden

Eerdere versies van SharePoint ondersteunden geen grote bestanden. Bestanden die grote waren dan 2047 MB konden niet worden geüpload op het platform. Met de release van SharePoint 2016 is dit veranderd naar 10.000 MB. Voor de meeste gebruikers is dit een grote stap vooruit aangezien de meeste bestanden niet meer zijn dan 10.000 MB. Echter is het niet raadzaam om grote bestanden op te slaan in SharePoint. Het opslaan van grote bestanden kan een lange tijd duren, maar dit ligt aan de internetsnelheid. Tijdens het uploaden van grote bestanden is het wel verstandig om in acht te nemen dat deze onderbroken kan worden.

Volledige privacy

Hackers beschikken tegenwoordig over steeds meer tools en dit is een groot probleem voor bedrijven met gevoelige informatie. Om deze reden heeft Microsoft besloten om de versleutelingsverbindingen in SharePoint 2016 te verbeteren. Transport Layer Security wordt ondersteund in SharePoint 2016. Dit zorgt voor een toename in privacy en gegevensversleuteling tussen twee communicerende applicaties.

Mobiele ervaring

De mobiele ervaring in oudere versies van SharePoint was voor veel gebruikers niet goed. Dit kwam door het gebrek aan een responsief ontwerp. SharePoint 2016 beschikt over een gebruiksvriendelijke mobiele versie met een uitstekend ontwerp en navigatie. Dit zorgde ervoor dat gebruikers overal toegang konden krijgen tot SharePoint, wat betekent dat gebruikers op afstand met elkaar kunnen vergaderen of samen taken kunnen afronden.

SharePoint 2016 End of Life

SharePoint 2016 heeft net zoals alle andere Microsoft-producten een End of Life (EoL) datum. Dit houdt in dat de producten van Microsoft maar voor een bepaalde periode worden ondersteund. Zodra deze einddatum is verstreken dan kan de gebruiker nog wel het product gebruiken, maar vervalt alle ondersteuning die Microsoft aanbiedt voor het product. De ondersteuning kan worden onderverdeeld in twee soorten: de reguliere ondersteuning en de uitgebreide ondersteuning. SharePoint 2016 werd tot 13 juli 2021 voorzien van de reguliere ondersteuning, wat betekent dat SharePoint 2016 regelmatig nieuwe updates en verbeteringen krijgt gedurende periode. Ook krijgen gebruikers tijdens deze periode technische ondersteuning en beveiligingsupdates. Als de reguliere ondersteuning na 5 jaar is verstreken dan zal SharePoint alleen nog beschikken over de uitgebreide ondersteuning. Deze bestaat alleen uit beveiligingsupdates. De uitgebreide ondersteuning van SharePoint 2016 eindigt op 14 juli 2026.