SharePoint 2019

SharePoint 2019 is een platform voor kennis- en documentbeheer. SharePoint is ontwikkeld door Microsoft en wordt als raamwerk gebruikt voor het opzetten van een website, die dient voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie. Hierdoor kunnen medewerkers overal veilig, productief en efficiënt samenwerken op elk gewenst moment en op ieder apparaat. 

Wat is SharePoint?

SharePoint is de ideale oplossing voor het organiseren, beheren en stroomlijnen van alle kennis, informatie en processen binnenin een organisatie. Doormiddel van interactieve teamsites kan er per afdeling of team bestanden, gegevens, nieuws of andere informatie worden aangemaakt. Maar ook is het mogelijk om te ordenen, delen en te bewerken. SharePoint wordt meestal geïntegreerd met andere Microsoftapplicaties. Zo vormt het bijvoorbeeld de basis voor documentbeheer in Microsoft Teams. Verder is het ook nog mogelijk om een koppeling te maken met Power Automate en Power Apps, waardoor er allerlei taken en bedrijfsprocessen kunnen worden geautomatiseerd in SharePoint.

Een belangrijk concept bij SharePoint zijn de libraries of bibliotheken, waarin documenten worden opgeslagen. De opgeslagen documenten worden verrijkt met metadata die gekoppeld zijn aan het document. Bibliotheken kunnen beschikken over versiebeheer en hierbij kan ieder digitaal bestand worden opgeslagen in SharePoint. Andere functionaliteiten van SharePoint bestaan uit het uitwisselen van informatie, agenda’s, taken en enquêtes.

Waarom SharePoint gebruiken?

Het gebruiken van SharePoint kan erg goed van pas komen wanneer een organisatie of bedrijf verder digitaliseert. Het wordt namelijk steeds lastiger om informatie toegankelijk, veilig, vindbaar, actueel en beheersbaar te houden. De ouderwetse fileservers met netwerkschijven voldoen niet meer aan de eisen bij het uitvoeren van hedendaagse activiteiten. Zo zijn netwerkschijven niet ingericht bij het inrichten van processen, wat momenteel wel steeds meer van belang is voor bedrijven of organisaties.

SharePoint is opgezet als een online DMS (Document Management System). Dit zorgt voor een perfect platform voor modern, digitaal documentbeheer. Het platform maakt het mogelijk om documentbibliotheken, lijsten, werkstromen en formulieren aan te maken. Ook kan er zoals eerder vermeld aan versiebeheer gedaan worden en kan een archiefbeleid automatisch worden toegepast. Verder beschikt SharePoint ook over persoonlijke profielen. Er kunnen namelijk persoonlijke profielen worden toegevoegd op het intranet, zodat anderen kunnen zien met wie zie werken, wat hun functie is en wat hun interesses zijn. Dit stelt de gebruiker in staat om binnen het bedrijf iemand te zoeken en hierdoor wordt de algehele communicatie verbeterd.

Overigens is SharePoint ook geschikt voor een intelligent kwaliteits- en kennismanagementsysteem. Hierin kan bedrijfsinformatie en processen overzichtelijk en centraal worden vastgelegd, beheerd en beveiligd.

SharePoint Toepassingen

Iedere bedrijf of organisatie heeft zijn eigen redenen om wel of niet te kiezen voor SharePoint. Hieronder staan daarom een aantal redenen waarom bedrijven of organisatie gebruik maken van SharePoint.

SharePoint biedt een centraal platform waar medewerkers gemakkelijk toegang tot kunnen krijgen om informatie en documenten te raadplegen voor hun werk. Zo hoeven medewerkers niet naar informatie te zoeken die op verschillende plekken is opgeslagen, wat tijd kan besparen.

Ook kan SharePoint helpen om de samenwerking binnenin een bedrijf of organisatie te verbeteren. Documenten kunnen namelijk in real-time worden bewerkt, waardoor er per direct gezien kan worden wat er wordt toegevoegd of aangepast.

Verder kan SharePoint worden gebruikt om de workflow te automatiseren. Dit houdt in dat bepaalde taken automatisch worden uitgevoerd wanneer bepaalde voorwaarden zijn vervuld. Dit kan leiden tot een toename in proces efficiëntie en ook helpt het bij het voorkomen van fouten.

Belangrijkste features SharePoint 2019

De vorige versie van SharePoint, genaamd SharePoint 2016, kwam al met een aantal handige features. De features bestonden uit: Media Preview, grote bestanden, volledige privacy en een verbeterde mobiele ervaring. Met de ingang van de verbeterde versie SharePoint 2019, zijn er een aantal features bijgekomen. De belangrijkste features zullen hieronder worden toegelicht:

Verbeterde ondersteuning voor bedrijfsprocessen

Bedrijven of organisaties vertrouwen SharePoint als een middel om samenwerking, automatisering van bedrijfsprocessen en aangepaste bedrijfsapplicaties te ondersteunen. Het verplaatsen van complexe workloads of andere bestanden naar de Cloud kan erg chaotisch zijn. SharePoint 2019 beschikt over procesautomatisering en formuliertechnologieën, zoals PowerApps en Flow om de verbinding te bevorderen met de on-premise gegevens.

SharePoint-startpagina

De startpagina geeft gebruikers een nieuwe manier om aan de slag te gaan. Het vereenvoudigt de taak om SharePoint0sites binnen het bedrijf of organisatie te vinden en te openen. De gebruikers kunnen ook nieuws vinden van voorgestelde sites of de sites die ze regelmatig bezoeken. Bovendien is het ook mogelijk om vanaf de startpagina zelf sites aan te maken, mits dit is ingesteld door de beheerder.

Lijsten en bibliotheek

De nieuwste preview beschikt over moderne ervaringen voor lijsten en bibliotheken op teamsites. Zo blijft de gebruiker altijd up-to-date met SharePoint online. De gebruiker krijgt namelijk geoptimaliseerde standaardlijsten en bibliotheekervaringen op basis van veel voorkomende taken. Dit zorgt ervoor dat gebruikers bestanden kunnen kopiëren en verplaatsen met de opdrachtbalk. Ook is het mogelijk om documenten vast te zetten, bestanden als links toe te voegen, zijn er filter- en sorteermogelijkheden en kan opmaak op kolommen worden toegepast.

Moderne zoekervaring

SharePoint 2019 biedt een nieuwe zoekervaring. Het is mogelijk om resultaten te zien voordat er iets is getypt. Deze resultaten zijn gebaseerd op de meest voorkomende zoekintenties en zijn geoptimaliseerd voor elk persoon. De zoekresultaten zullen overigens ook worden bijgewerkt wanneer de gebruiker iets typt, wat zorgt voor relevante zoekresultaten. De pagina voor zoekresultaten toont verder een overzicht van zoekresultaten gegroepeerd op type.

SharePoint 2019 End of Life

De producten van Microsoft hebben een End of Life (EoL) datum. Dit betekent dat een product maar voor een bepaalde periode wordt ondersteund. Dit geldt ook voor SharePoint 2019, die onderscheid maakt van twee verschillende soorten ondersteuningen: de basisondersteuning en de verlengde ondersteuning. SharePoint 2019 is uitgekomen op 22 oktober 2018 en de basisondersteuning eindigde op 9 januari 2024. De verlengde einddatum is op 14 juli 2026, hier krijgt SharePoint 2019 alleen nog maar beveiligingsupdates. Nieuwe functies en verbeteringen zijn alleen te verkrijgen via de basisondersteuning.