Microsoft OneNote

Met de digitalisering die al een lange tijd bij veel bedrijven plaatsvindt, beweegt ook het maken van notities mee. Vandaar dat Microsoft een hele tijd geleden de keuze heeft gemaakt om OneNote op de markt te brengen. Om een goed beeld te schetsen voor de potentiële gebruiker wordt in dit artikel beschreven wat OneNote precies inhoudt, voor wie het bedoeld is en wat de gebruiker ermee kan doen.

Wat is OneNote?

OneNote is een digitale notitie-app die uitgebracht is op 19 november 2003. De app is ideaal om notities, plannen, onderzoek en/of alles wat onthouden moet worden op één plek te bewaren. Al deze informatie wordt automatisch in online notitieblokken opgeslagen. Op deze manier hebben gebruikers op al hun apparaten gemakkelijk toegang tot deze informatie. Middels een zoekoptie kan de relevante informatie op een snelle manier opgezocht worden. Daarbuiten is de informatie eenvoudig te organiseren, af te drukken en te delen. Vanwege de samenwerkopties kan OneNote voor zowel bedrijven als onderwijsinstellingen goed van pas komen.

Tot nu toe zijn er 6 versies van OneNote uitgebracht:

• Microsoft Office OneNote 2003
• Microsoft Office OneNote 2007
• Microsoft OneNote 2010
• Microsoft OneNote 2013
• Microsoft OneNote for Windows 10
• Microsoft OneNote 2016

OneNote voor bedrijven

Er zijn verschillende redenen waarom OneNote een goede tool is voor bedrijven:

• Het bevorderen van de samenwerking is een van de redenen. Door notebooks te delen kunnen medewerkers een stuk makkelijker samenwerken. Het zorgt er namelijk voor dat projecten waar meerdere medewerkers aan bijdragen makkelijker wordt.
• Een tweede reden is de gecentraliseerde informatiehub. OneNote is een centrale digitale locatie waar alle zakelijke plannen, notities en ideeën genoteerd worden. Deze centralisatie zorgt ervoor dat alle gegevens dus op één plek te bewaren zijn.
• Ook zorgt OneNote voor het makkelijker organiseren van alle informatie. Binnen organisaties bestaan veel verschillende soorten informatie die niet allemaal in dezelfde notitie horen te staan. OneNote biedt de mogelijkheid om deze informatie makkelijk gescheiden te houden om op deze manier ook makkelijker de relevante informatie te kunnen vinden.

OneNote in het onderwijs

OneNote kan ook door onderwijsinstellingen gebruikt worden. OneNote creëert een persoonlijke leeromgeving voor leerlingen en een digitale werkomgeving voor grotere klassen. Zo ontstaan er met OneNote digitale ruimtes om in samen te werken voor zowel lessen als opdrachten die van belang zijn. Zo hebben leerlingen en docenten op verschillende apparaten toegang tot hun digitale notities. Aangezien er ook op (hoge-)scholen en universiteiten sprake is van steeds meer digitalisering is een digitale tool hebben voor notities daarmee volledig in lijn.

Er kunnen in deze notities ook zaken als afbeeldingen en video’s toegevoegd worden wat niet mogelijk is bij notities op papier. Op deze manier biedt OneNote dus verschillende opties die kunnen ondersteunen bij het maken van notities.

OneNote: Functionaliteiten

In maart 2014 is er door Microsoft een OneNote cloud service API vrijgegeven. Op deze manier kunnen bepaalde gegevens van andere applicaties verstuurd worden naar de OneDrive van de gebruiker. Deze API wordt gebruikt door twee relevante functies van OneNote:

• OneNote Clipper: webpagina’s of relevante delen van deze webpagina’s kunnen vastgelegd en opgeslagen worden voor later. Zo kunnen PDF’s, afbeeldingen en video’s geclipt worden.
• Email to OneNote: door een E-mailadres te koppelen aan OneNote, kan via E-mail alle relevante informatie verzonden worden naar de notiteblokken van de gebruiker.

Verder zijn er nog een aantal kleinere functionaliteiten bij OneNote inbegrepen:

• Oneindige hoeveelheid digitaal papier
• Tabellen creëren
• Notities categoriseren
• To-do tags
• Samenwerken in een ‘shared notebook’

OneNote: Voor- en nadelen

Om een weloverwogen keuze te maken voor het wel of niet aanschaffen van OneNote zullen hieronder een aantal voor- en nadelen gegeven worden met betrekking tot OneNote:

Voordelen:

• Gratis versie waarbij alle functionaliteiten inbegrepen zijn
• Webclipper
• Organisatorische hulpmiddelen
• Vrije plaatsing van tekeningen, tekst en bijlagen

Nadelen:

• Beperkte OCR
• Geen geotagging
• Lokale opslag alleen onder Windows aangeboden

OneNote: Gratis vs betaalde versie

OneNote kan aangeschaft worden als gratis versie en als betaalde versie. De verschillen tussen deze twee zijn klein maar er zijn wel verschillen. Zo biedt de betaalde versie verschillende stickers die het maken van notities leuker kunnen maken en de notities zelf aantrekkelijker. Deze mogelijkheid is er niet voor de onbetaalde versie. Daarbuiten biedt de betaalde versie de mogelijkheid om bestanden lokaal op Windows op te kunnen slaan, waar dat bij de onbetaalde versie wederom niet mogelijk is. Ook biedt de betaalde versie meer OneDrive-opslag. Gebruikers van de onbetaalde versies zijn namelijk gelimiteerd tot een opslag van 5GB.