Software Asset Management (SAM)

Software Asset Management is een bedrijfsactiviteit die zich richt op het in kaart brengen en optimaliseren van de software-infrastructuur en -processen van een organisatie. Door aspecten zoals aankoop, gebruik, onderhoud, controle en verkoop van software te optimaliseren, kunnen organisaties effectief beheer, controle, bescherming en compliance van software nastreven. Het hogere doel van deze bedrijfsactiviteit is om softwareactiva effectief te gebruiken en zo kosten te besparen en wettelijke gevaren te vermijden, terwijl de productiviteit van de eindgebruiker niet uit het oog word verloren. Het garanderen van software compliance is een praktijk die wordt toegepast om ervoor te zorgen dat een organisatie geen problemen ondervindt tijdens een compliance-audit. Tijdens dergelijke audits wordt de naleving van relevante softwarelicenties en -voorschriften gecontroleerd om ervoor te zorgen dat de organisatie voldoet aan de wettelijke en contractuele verplichtingen met betrekking tot de gebruikte software. Door software compliance serieus te nemen, kan een organisatie proactief zorgen voor naleving en potentiële juridische en financiële risico's verminderen. Software Asset Management is belangrijk voor grote organisaties, maar ook het MKB besteedt steeds meer aandacht aan SAM. Er zijn enkele technologieën die kunnen helpen bij Software Asset Management, die later in dit artikel worden besproken.

Waarom is software asset management (SAM) belangrijk?

Software Asset Management kan op verschillende manieren binnen een organisatie worden uitgevoerd, met verschillende voordelen. Software Asset Management zou tot de volgende voordelen leiden:

1. Software Asset Management helpt kosten te besparen, via SAM kunnen organisaties precies te weten komen welke licenties wel of niet in gebruik zijn, en kunnen ze maatregelen nemen zoals het verkopen van overtollige licenties. Kortom, IT-budgetten kunnen effectiever worden gebruikt en de beschikbare middelen kunnen slimmer worden ingezet.
2. Software Asset Management helpt met een financieel overzicht om een jaarlijkse kostenraming te maken en toekomstige kosten te voorspellen.
3. Software Asset Management leidt tot lagere risico's, vooral op gebieden zoals compliance. SAM kan worden gebruikt om te bepalen of er illegale licenties worden gebruikt en of er voldoende licenties beschikbaar zijn.

Wanneer een organisatie software compliant is, is het belangrijk om dat te blijven. Er zijn verschillende manieren om dit te bevorderen, hieronder vindt u enkele van de aanbevolen stappen:

1. Stel een software asset manager aan;
2. Stel een licentiebeheerder aan;
3. Stel een beleid op voor het gebruik van software en communiceer dit met de gebruikers;
4. Centraliseer de aankoop van software;
5. Minimaliseer het aantal softwareleveranciers;
6. Neem administratieve maatregelen om het aantal gebruikers en softwarelicenties met aankoopbewijs te registreren.

Software Asset Management (SAM)-tools

• Software-inventarisatietools

Terwijl Software Asset Managers vroeger vaak ingewikkelde Excel-spreadsheets gebruikten om een duidelijk overzicht van de software-assets te krijgen, stappen steeds meer organisaties over op software-inventarisatietools. Systemen in een netwerk kunnen eenvoudig worden gescand met behulp van een software-inventarisatietool. Deze tools worden gebruikt om een geautomatiseerde inventaris te maken van de software die geïnstalleerd is op de verschillende apparaten in een netwerk. Dit proces biedt organisaties een gestructureerde manier om inzicht te krijgen in de gebruikte software-assets, wat hen kan helpen bij het effectief beheren en beveiligen van hun IT-omgeving. De tool verzamelt informatie over de systemen en de software die erop geïnstalleerd is. Kortom: Software-inventarisatietools identificeren de beschikbare softwarelicenties.

• License manager

Waar een Software inventarisatietool zich voornamelijk richt op het identificeren van systemen en software, gaat een License Manager dieper in op het waarborgen van compliance en licentieovereenkomsten. Deze software is ontworpen om het aantal beschikbare licenties bij te houden en te bewaken, en waar nodig meldingen te geven wanneer niet aan de licentievereisten wordt voldaan. License Managers streven er bijvoorbeeld naar om organisaties te helpen de licentiekosten te optimaliseren en ervoor te zorgen dat deze organisaties de licentieovereenkomsten niet schenden. Dit type SAM-technologie kan worden gebruikt in combinatie met een software-inventarisatietool.

• Software metering tools

Software metering is een krachtige toepassing waarmee organisaties het gebruik van bepaalde softwareapplicaties onder hun gebruikers kunnen meten. Op deze manier kunnen IT-afdelingen bepaalde keuzes beter onderbouwen. Op basis van de kengetallen van software metering kan men keuzes maken om bepaalde softwarelicenties niet te verlengen omdat ze niet genoeg gebruikt worden. Dit bespaart organisaties geld en andere middelen.

• Toepassingscontrole

Applicatiebeheer is een belangrijke technologie binnen SAM. Met behulp van deze tool kunnen IT-experts de toegang tot bepaalde applicaties voor geselecteerde gebruikers beperken of volledig uitschakelen. Deze tool is onmisbaar binnen organisaties met gevoelige gegevens of veel hiërarchische structuur.

• Tools voor software-uitrol

Software Deployment Tools stroomlijnen het proces van het distribueren van software en updates binnen het netwerk van een organisatie. Deze tools kunnen vanaf een centraal punt toepassingen installeren en implementeren op apparaten die op het netwerk zijn aangesloten.

• Tools voor patchbeheer

Patch Management Tools zijn softwaretoepassingen die worden gebruikt om het proces van het identificeren, beheren en implementeren van softwarepatches en updates voor besturingssystemen, toepassingen en andere softwarecomponenten te vereenvoudigen en te automatiseren. Het doel is om de veiligheid, stabiliteit en prestaties van computersystemen en netwerken te verbeteren door bekende kwetsbaarheden te verhelpen.

• Tools voor aanvraagbeheer

Tools voor aanvraagbeheer worden gebruikt om werknemers softwareaanvragen te laten indienen via een gecentraliseerd formulier, waardoor het aanvraagproces wordt gestroomlijnd, de juiste documentatie wordt gegarandeerd en efficiënte communicatie tussen aanvragers en IT-teams mogelijk wordt.