Microsoft Enterprise Agreement banner

Microsoft Enterprise Agreement

Wat is Microsoft Enterprise Agreement?

Microsoft's Enterprise Agreement is een commercieel Volume Licensing-programma gericht op zakelijke klanten die kiezen voor een licentieperiode van minstens drie jaar. Met Microsoft's Enterprise Agreement kunnen klanten clouddiensten of Microsoft-software via één enkele overeenkomst aanschaffen in plaats van via afzonderlijke overeenkomsten. In wezen is Microsoft Enterprise Agreement een overeenkomst tussen Microsoft en het bedrijf waarin staat dat de aangeschafte software wordt afbetaald over de periode van 3 jaar van de Enterprise Agreement. Dit programma is bedoeld om de aankoop van software voor bedrijven te vereenvoudigen en tegelijkertijd betere prijzen voor de licenties te bieden. Het beheer van de aangeschafte softwarelicenties wordt ook eenvoudiger door de Enterprise Agreement. 

Voordelen van Microsoft Enterprise Agreement

  1. Centralisatie van softwareaankoop en -beheer: eenvoudiger om het softwaregebruik en de naleving van de richtlijnen van Microsoft bij te houden
  2. Kostenverlaging: kortingen voor grotere licentiebedragen in vergelijking met licenties per gebruiker en per apparaat
  3. Software Assurance: Microsoft Enterprise Agreement omvat Software Assurance die het bedrijf het voordeel biedt van technische ondersteuning, training en toegang tot nieuw uitgebrachte software.
  4. Toegang tot cloudtechnologieën: in Microsoft Enterprise Agreement zijn de cloud-based diensten Azure en Microsoft 365 inbegrepen.

Nadelen van Microsoft Enterprise Agreement

  1. Langetermijncontract: bedrijven moeten zich voor 3 jaar vastleggen op de overeenkomst; dit kan de flexibiliteit beperken om de overeenkomst aan te passen aan de behoeften van de klant.
  2. Betaling vooraf: het betalingsmodel van Microsoft Enterprise Agreement is altijd vooraf, ongeacht of het bedrijf ervoor kiest om voor de volledige 3 jaar of per jaar te betalen.
  3. Complexiteit: Microsoft Enterprise Agreement omvat complexe licenties en prijzen die bedrijven enigszins in verwarring kunnen brengen bij het afwegen van de kosten en baten van de overeenkomst.

Voor wie is Microsoft Enterprise Agreement?

De belangrijkste doelgroep van Microsofts Enterprise Agreement zijn bedrijven met 500+ pc's of gebruikers. Met ingang van 1 juli 2016 is de minimale vereiste hoeveelheid verhoogd van 250 naar 500. Er wordt alleen een uitzondering gemaakt voor publieke bedrijven, die minstens 250 apparaten moeten hebben. In wezen is Microsoft Enterprise Agreement een contract dat de aankoop van softwarelicenties in grote hoeveelheden mogelijk maakt. Dit is vooral gunstig voor grotere bedrijven, omdat zij grote volumes tegen lagere prijzen kunnen aanschaffen. Het bedrag dat het bedrijf in het eerste jaar betaalt, wordt door Microsoft bepaald op basis van een voorspelling van het softwaregebruik van het bedrijf. Als het bedrijf uiteindelijk minder gebruikt dan voorspeld, is er geen restitutie. Het langetermijncontract van de Enterprise Agreement kan niet flexibel worden gewijzigd. Dit betekent dat als een bedrijf minder software gebruikt dan verwacht, het nog steeds het volledige bedrag betaalt. Daarnaast omvat de betaling ook een jaarlijks bedrag voor Software Assurance.

Microsoft Enterprise Agreement vs Cloud Solution Provider

Zoals hierboven vermeld, is Microsoft Enterprise Agreement meestal bedoeld voor grotere bedrijven die een langetermijncontract voor 3 jaar kunnen afsluiten. Bedrijven die de voorkeur geven aan een overeenkomst met een Cloud Solution Provider of een andere Microsoft software reseller, kunnen zowel kortingen als flexibele contractvoorwaarden bedingen. Een overeenkomst met een Cloud Solution Provider wordt betaald en kan maandelijks worden opgezegd. Het aantal licenties kan ook worden aangepast. De betaling van een Microsoft Enterprise Agreement is vooraf, hetzij voor de gehele periode, hetzij voor de komende jaarlijkse periode. Hoewel beide overeenkomsten - Cloud Solution Providers en Microsoft Enterprise Agreement - een licentieverhoging op elk moment tijdens het contract toestaan, kunnen bedrijven alleen bij de eerstgenoemde het aantal licenties verlagen. Als een organisatie het licentiebedrag tijdens een Enterprise Agreement wil verlagen, kan dit slechts één keer per jaar.