Office 365 voor bedrijven
Office 365 wordt vooral veel door particulieren gebruikt, daarnaast zijn er ook versies voor bedrijven en zakelijk gebruik beschikbaar. Meer over de verschillende versies van Office 365 voor bedrijven lees je hier. Wat Office 365 wel of niet voor je bedrijf kan betekenen lees je in deze blog!
1. Altijd up-to-date
Wanneer je gebruik maakt van Office 365 dan zijn de programma’s en functies die je gebruikt altijd up-to-date. Vooral voor bedrijven heeft dit nadelen.
Voordelen
Door de frequente updates van Office 365 zijn je applicaties altijd up-to-date. Dit kan handig zijn, wanneer er bijvoorbeeld een handige nieuwe functie in Excel wordt toegevoegd.
Nadelen
Het grootste nadeel van Office 365 en het altijd up-to-date zijn, is dat het de bestaande werkprocessen kan verstoren. Er worden super vaak updates gedaan voor alle Office 365 apps, niet altijd een probleem, maar vaak genoeg veranderen er dingen waardoor bestaande werkprocessen anders moeten, of helemaal niet meer uitgevoerd kunnen worden. Vooral met de frequentie van de updates van Office 365 is dit voor veel bedrijven een groot probleem.
2. Je bestanden overal beschikbaar
Door dat je bestanden in de cloud staan kun je deze overal gebruiken. Met alle thuiswerkers op dit moment kan dit handig zijn.
Voordelen
Je bestanden staan in de cloud opgeslagen. Dit betekent dat je overal waar je internet ontvangt, je bestanden kan openen, bewerken en kan delen. Dit kan vooral in de tijd dat er veel wordt thuis gewerkt handig zijn.
Nadelen
Nou, overal? Dat is helaas niet helemaal hoe het werkt. Overal waar je een actieve internetverbinding heb kun je bij je bestanden komen. Mocht je op een bepaalde locatie of een bepaald moment geen internetverbinding hebben dan kan het voorkomen dat een collega van jou, die wel internet heeft in het bestand werkt, en jij in een offline versie. Hierdoor ontstaan er meerdere versies, en dit kan aan de eindstreep nooit goed zijn. Dit kost óf extra werk, of één van de versies gaat verloren door miscommunicatie.
3. Spreiding van de kosten
Door de abonnementsvorm van Office 365 voorkom je dat je in een klap heel veel geld uitgeeft.
Voordelen
Voor de korte termijn is een abonnementsvorm handig. Mocht je dus voor een aantal maandjes Office nodig hebben, dan kan Office 365 handig zijn. Echter koop je niets, en wanneer je stopt met betalen zul je geen toegang meer hebben tot je applicaties en cloudopslag.
Nadelen
Office 365 is op de lange termijn altijd duurder dan een on-premise licentie. Al helemaal vergeleken met de pre-owned Microsoft licenties van Softtrader. Hieronder zie je een grafiek met daarin een vergelijking, hierin zie je dat een Office 2021 Home & Business licentie na 14 maanden al voordeliger is dan een Office 365-apps (Bevat alleen de Office applicaties en 1TB opslag) abonnement.
4. Makkelijk schaalbaar
Via de website van Office 365 sluit je voor de meeste versies een abonnement af, het aantal gebruikers kun je gemakkelijk verhogen in je account.
Voordelen
Door de gemakkelijke verhogingen van het aantal gebruikers bespaar je tijd. Dit kan een voordeel zijn wanneer je bedrijf snel groeit. Voor sommige versies van Office 365 geldt dit niet en moet je contact opnemen met de afdeling verkoop van Microsoft.nl.
Nadelen
De schaalbaarheid heeft niet specifiek een nadeel voor bedrijven.
5. Verbeterde samenwerking
Met Office 365 zou je volgens Microsoft makkelijk en goed samen kunnen werken in bestanden en de Teams omgeving.
Voordelen
In meerdere Office 365 versies krijgt men Microsoft Teams, een platform waarmee je intern met collega’s kan chatten, bellen en bestanden kan delen. Hierin kun je samenwerken in bestanden. Samenwerking in bestanden is ook deels mogelijk via OneDrive.
Nadelen
Samenwerking in zowel teams en OneDrive gaat vaak fout. Vaak synchroniseert het niet goed of te laat en werk je in verschillende versies. Hierin gaat meestal één iemands werk verloren, erg storend en zonde van de tijd van je werknemers. Ook kan hier sprake zijn van communicatieruis.
6. Veiligheid
Sommige versies van Office 365 voor bedrijven bieden extra beveiliging voor je bestanden en gegevens. Echter is dit vaak niet voldoende.
Voordelen
Duurdere versies van Office 365 voor ondernemingen bevatten extra lagen beveiliging. Hierdoor worden de bestanden (voor zover mogelijk) in de cloud beveiligd.
Nadelen
Je bestanden staan opgeslagen in de cloud. Een hacker met slechte intenties plukt hier zo je bestanden vandaan, iets wat voor bedrijven met gevoelige informatie een gigantisch probleem kan zijn. Wij raden dan ook aan om de veiligheid van je bedrijf in eigen hand te nemen en om met on-premise licenties te werken.
Meer nadelen van Office 365 vind je in de volgende blog: 6 nadelen van office 365.
Meer over Office 365 lees je hier!
Niet overtuigd? Overweeg een pre-owned Office licentie van Softtrader!
Voor veel bedrijven is Office 365 niet handig of zelfs helemaal geen optie. Met Pre-owned Microsoft licenties van Softtrader bespaar je al gauw tot wel 70% op de kosten en zit je niet met de nadelen van Office 365! Vraag een offerte aan.
Heeft u vragen? Neem contact op!
Neem voor meer informatie over welke Microsoft-software en welke licenties het beste bij u passen contact met ons op. Wij zijn bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 9.00 uur tot 17.00 uur.
