Total Cost of Ownership: Microsoft 365 vs on-premise Office over 5 jaar

Microsoft 365 kost €13 per gebruiker per maand. Dat klinkt overzichtelijk. Maar over vijf jaar betaalt een organisatie met 50 medewerkers bijna €40.000 aan abonnementskosten, alleen al voor de Office-applicaties. Een pre-owned Office 2024 Standard licentie kost bij Softtrader €140 per gebruiker, éénmalig. In dit artikel rekenen we de Total Cost of Ownership (TCO) door voor zeven organisatiegroottes (van 10 tot 1.000 gebruikers), twee M365-pakketten en twee pre-owned alternatieven. De berekening is gebaseerd op de M365-prijzen per juli 2026 (na de aangekondigde prijsverhoging) en de huidige Softtrader-prijzen (Op deze prijzen zijn nog geen staffelkortingen toegepast) op het moment van schrijven (april 2026).

Wat vergelijken we?

Een eerlijke TCO-vergelijking vereist een helder kader. We vergelijken specifiek de kosten voor het gebruik van de Office-desktopapplicaties: Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Dit is de functionaliteit die zowel Microsoft 365 als een eeuwigdurende Office-licentie bieden.

Microsoft 365 biedt daarnaast ook clouddiensten die een eeuwigdurende licentie niet bevat: Exchange Online (e-mail), OneDrive (cloudopslag), Teams (videovergaderen) en SharePoint Online (samenwerking). We betrekken deze diensten niet in de berekening, maar bespreken ze wel in de sectie “Wat biedt M365 dat on-premise niet biedt?”. Als uw organisatie deze clouddiensten actief gebruikt en niet zelf kan of wil hosten, is dat een relevante overweging naast de TCO-berekening.

De EUR-bedragen van M365 zijn indicatief, gebaseerd op de USD-lijstprijzen per juli 2026 na de valutacorrectie van februari 2026. De definitieve EUR-tarieven kunnen per regio en contractvorm verschillen. De Softtrader-prijzen zijn de actuele prijzen op het moment van schrijven (april 2026); bij grotere volumes kan de prijs per licentie aanzienlijk lager uitvallen.

De berekening: TCO per gebruiker over 5 jaar

Hieronder berekenen we de totale kosten over 60 maanden (5 jaar) per gebruiker, uitgaande van de M365-tarieven per juli 2026.

Wat betekent dit voor uw organisatie? TCO per organisatiegrootte

De besparingen per gebruiker worden pas echt zichtbaar wanneer u ze vermenigvuldigt met het aantal medewerkers in uw organisatie. Hieronder de TCO over 5 jaar voor zeven veelvoorkomende organisatiegroottes, vergeleken met M365 Business Standard (€13/gebruiker/maand).

En voor organisaties die nu M365 E3 gebruiken, vergeleken met Office 2024 Pro Plus (€150/gebruiker):

Grote volumes? De prijs wordt nog voordeliger. Microsoft biedt volumekortingen op M365-abonnementen, maar ook bij pre-owned licenties daalt de prijs per gebruiker aanzienlijk bij grotere aantallen. Deze prijsverschillen zijn niet in bovenstaande tabellen verwerkt, omdat de prijs per project van verschillende factoren afhankelijk is. Softtrader begeleidt regelmatig projecten van 1.000, 5.000 en zelfs 20.000+ licenties. Vraag een vrijblijvende offerte aan voor uw specifieke situatie en ontvang binnen 24 uur een aanbod op maat, inclusief volumekorting.

Break-even analyse: wanneer is M365 duurder?

De break-even is het moment waarop de cumulatieve M365-kosten de eenmalige investering in een pre-owned licentie overtreffen. Vanaf dat moment betaalt u bij M365 méér dan u zou hebben betaald met een eenmalige licentie.

De conclusie is helder: bij M365 Business Standard is een pre-owned licentie na minder dan een jaar goedkoper. Bij M365 E3 zelfs na vier maanden. De resterende 49 tot 56 maanden van de vijfjaarsperiode betaalt u bij M365 uitsluitend voor het abonnement, terwijl de pre-owned licentie al is afbetaald.

Wat biedt Microsoft 365 dat on-premise Office niet biedt?

De TCO-berekening vergelijkt de kosten voor de Office-desktopapplicaties. Microsoft 365 bevat echter meer dan alleen Office-apps. Een eerlijke vergelijking vereist dat we benoemen wat u bij M365 wél krijgt en bij een eeuwigdurende licentie niet.

M365 Business Standard bevat Exchange Online (zakelijke e-mail met 50 GB opslag), OneDrive (1 TB cloudopslag per gebruiker), Teams (chat en videovergaderen), SharePoint Online (intranet en samenwerking), en de web- en mobiele versies van de Office-apps. Bij M365 E3 komen daar Windows Enterprise-licenties, geavanceerde compliance-tools en endpoint management (Intune) bij. Meer over de Microsoft 365 pakketten en prijzen.

Als uw organisatie deze clouddiensten actief gebruikt (bijvoorbeeld Teams als primaire communicatietool of Exchange Online als e-mailplatform), dan bieden die een waarde die niet in de TCO-berekening is meegenomen. De vraag is of die waarde de meerkosten van €640 tot €2.040 per gebruiker over vijf jaar rechtvaardigt.

Veel mkb-organisaties gebruiken in de praktijk een klein deel van de M365-functionaliteit. Als u primair Word, Excel, PowerPoint en Outlook gebruikt en uw e-mail via een eigen mailserver of een los e-mailpakket regelt, betaalt u bij M365 voor een groot pakket aan diensten dat u niet benut. In dat geval is een eeuwigdurende Office-licentie de financieel verstandigere keuze.

Wanneer is on-premise de betere keuze?

On-premise Office is de verstandigste keuze als uw organisatie aan een of meer van de volgende criteria voldoet.

U wilt volledige controle over gevoelige data. Met de toename van datalekken en cybersecurity-incidenten stellen steeds meer organisaties vraagtekens bij het plaatsen van bedrijfskritische informatie in de cloud. On-premise Office houdt al uw documenten en data binnen uw eigen IT-infrastructuur, onder uw eigen beheer. Softtrader ziet deze overweging steeds vaker terugkomen bij (semi-)overheidsinstellingen, zorginstellingen, advocatenkantoren en financiële dienstverleners die met privacygevoelige of vertrouwelijke informatie werken. Datasoevereiniteit is in deze sectoren niet alleen een voorkeur, maar vaak een wettelijke verplichting.

U gebruikt primair de Office-desktopapplicaties en heeft geen behoefte aan de clouddiensten die M365 biedt (Teams, Exchange Online, SharePoint).

U wilt voorspelbare IT-kosten zonder doorlopende abonnementen en toekomstige prijsverhogingen.

U heeft een eigen IT-infrastructuur (of een IT-partner die dat verzorgt) en hoeft nietafhankelijk te zijn van Microsoft-cloudservers.

In al deze gevallen biedt een pre-owned Office 2024-licentie dezelfde Office-apps als Microsoft 365, zonder abonnement, zonder structurele prijsverhogingen en met ondersteuning door Microsoft tot oktober 2029. Meer over het verschil tussen CSP-licenties en pre-owned.

En na vijf jaar?

Een veelgesteld bezwaar is: “Maar na vijf jaar moet u opnieuw investeren in een nieuwe licentie.” Dat klopt. Office 2024 wordt ondersteund tot oktober 2029. Na die datum zult u willen upgraden naar de opvolger (naar verwachting Office 2027 of een latere versie).

Zelfs als u na vijf jaar opnieuw €150 investeert in een pre-owned licentie, is uw totale investering over tien jaar €300 per gebruiker. Bij M365 Business Standard is dat €1.560 per gebruiker over dezelfde periode, bij M365 E3 zelfs €4.380. De besparing blijft structureel, ook als u meerdere keren vernieuwt.

Veelgestelde vragen

Zijn de M365-prijzen in deze berekening definitief?

De berekening is gebaseerd op de USD-lijstprijzen per juli 2026 (na de aangekondigde prijsverhoging), omgerekend naar EUR na de valutacorrectie van februari 2026. Definitieve EUR-tarieven worden door Microsoft per regio vastgesteld en kunnen afwijken. De verhoudingen blijven gelijk.

Wat als ik Microsoft 365 al gebruik?

U kunt uw M365-abonnement op elk gewenst moment opzeggen (na afloop van de lopende termijn) en overstappen naar een eeuwigdurende licentie. De Office-desktopapps werken identiek. Houd er rekening mee dat u bij opzegging van M365 de toegang tot Exchange Online, OneDrive en Teams verliest. Maak voor opzegging een back-up van uw clouddata.

Zijn pre-owned licenties legaal?

Ja. Het Europees Hof van Justitie heeft in het UsedSoft-arrest (zaak C-128/11, 2012) bevestigd dat eeuwigdurende softwarelicenties binnen de EU mogen worden doorverkocht. Meer hierover leest u in Goedkope Microsoft licenties: betrouwbaar en legaal?.

Kan ik ook server-software als pre-owned kopen?

Ja. Naast Office zijn ook Windows Server, SQL Server, Exchange Server, RDS CALs en andere Microsoft-serverproducten beschikbaar als pre-owned volume licentie bij Softtrader. Het TCO-voordeel geldt voor al deze producten.

Hoeveel kost een pre-owned licentie bij grotere volumes?

De prijzen in dit artikel (€140 Standard, €150 Pro Plus) zijn de actuele prijzen op het moment van schrijven. Bij grotere volumes is de prijs per licentie vaak nog lager. Vraag een vrijblijvende offerte aan en u weet binnen 24 uur wat u bespaart.

Heeft u een andere vraag? Bekijk onze volledige FAQ of neem contact op met ons team.

Op zoek naar Microsoft Office zonder abonnement? Bekijk het volledige aanbod van pre-owned Microsoft Office licenties bij Softtrader en bespaar tot 70% ten opzichte van de nieuwprijs. Ontvang binnen 24 uur uw offerte op maat, of bel ons direct op +31 24 202 21 03.